La vita di un archivio: dalla nascita alla chiusura

Quali sono i criteri per scegliere i contenitori più adatti alle esigenze della tua attività?

Cancelleria Lope oggi ti accompagnerà nella ricerca del raccoglitore più indicato per le tue esigenze.

E’ ora di bilancio e i vecchi documenti possono essere archiviati.

La dottrina archivistica ha origini lontane ma solo a partire dal 500 si guarda ai documenti d’archivio come fonte di ricerca storica.

 

L’archivio, che sia esso privato o pubblico, racconta proprio la storia di un ente, di un istituto, di una famiglia.

Ogni archivio ha un suo ordinamento in base alla ricostruzione della storia che l’ente o l’individuo vuole lasciare di se’, ma non si può prescindere da un ordinamento temporale.

Elementi fondamentali per un’ archiviazione efficace sono:

• Titolo: indicare la tipologia di archivio e cosa contiene
• Data: indicare la data di inizio e fine dei documenti contenuti

Un archivio ha una sua vita: esiste un archivio vivo o corrente e un archivio morto o di deposito.

Lope Cancelleria vuole qui aiutarti a trovare le scatole e i registratori più adatti in base alle tue esigenze.

Iniziamo con l’archivio di deposito che potremo scegliere in base a tre fattori fondamentali:

• dimensioni degli scaffali in cui riporli
• resistenza in base a quante volte potremo aver necessita’ di consultare i documenti che riporremo
• grandezza e capienza in base alla tipologia di documentazione da archiviare.

Lope consiglia:

• ST-box: ti proponiamo questo box che e’ sicuramente tra i più economici. La confezione minima e’ da 25. Queste scatole sono in cartone riciclato. Lo ST-box e’disponibile in formato 24,5×32,5 cm dorso 10; 25x 35 cm dorso 8. Gli ST-box sono dotati di tre fori di estrazione e quindi sono archiviabili in tre posizioni (lato corto, lato lungo verticale e lato lungo orizzontale).

• Boxi Esselte: praticissime e resistenti, le boxi sono realizzate in cartone riciclato al 100%. Sono molto facili da montare avendo una chiusura ad incastro.  La confezione e’ composta da 10 scatole. Sono disponibili sia il dorso 10 cm che il dorso 8 cm. Dotati di uno spazio per scrivere sia sul lato lungo che sul lato corto e un foro di presa.

• Memory X della Sei Rota sono in cartone riciclato al 90% e rivestite in kraft bianco.  La struttura più resistente permette un utilizzo prolungato nel tempo. Utilizzabili in tre posizioni e quindi hanno tre fori per l’estrazione. Confezione da 10 e disponibili in cinque formati; esiste anche Memory XL  30×42 cm che contiene il formato A3.

Archivio vivo o corrente

Quali sono i criteri per la scelta dei registratori migliori per le tue esigenze?

Quando si risparmia sui registratori, si può incorrere in due tipi di problemi:

• una struttura in cartone poco resistente il che comporta una deformazione nel tempo e la rottura del meccanismo di apertura/chiusura
• il meccanismo che, dopo poche aperture, non arriva all’appuntamento, cioè le due metà dell’anello non si incontrano più. Questo comporta, oltre alla fuoriuscita dei fogli, anche la fatica a consultare i documenti.

Quando si acquista un registratore e’ bene pensare quindi a quale uso se ne farà e quindi a quale mole di “lavoro” sarà sottoposto. Inoltre si dovrebbe anche considerare la possibilità di riciclarlo archiviando i vecchi documenti in scatole.

Cancelleria Lope, pensando alle varie esigenze, consiglia:

• il classico dei classici, il registratore Oxford. La struttura e’ in cartone spesso due millimetri e quindi abbastanza robusto. Disponibili in formato commerciale 23×30 cm e protocollo 23×33 cm; nella versione dorso 8 sono disponibili ben otto colori. Una simpatica confezione di colori assortiti può  essere un’idea simpatica per chi deve archiviare pochi documenti e tenerli in raccoglitori ben distinti. La custodia e’ in fibrone, un materiale indistruttibile, addirittura rivettata in metallo il che la rende indeformabile. Chi sceglie Oxford trova sicuramente il miglior rapporto qualità prezzo. Il meccanismo regge fino a 2 Kg di contenuto. Pensato per il riciclo.

• registratore Starline, in due formati (protocollo e commerciale) e due dorsi ( 5 e 8). La struttura in cartone e’ rivestita in carta goffrata e ha un riguardo bianco (uno spazio in cui scrivere il contenuto). La custodia e’ in cartone ma non in fibrone come l’Oxford, quindi sicuramente meno resistente ma anche più economico. A fine ciclo si potrebbe riutilizzare ma si può pensare anche di utilizzarlo come archivio morto dato il prezzo davvero economico.

• Eurofile e’ indubbiamente un registratore di diversa categoria. E’ rivestito in plastica ed e’ dotato di una tasca frontale che permette di cambiare il cartone  e rinominarlo. Si può riciclare più volte senza alcun problema di usura. Offre sedici colori ed e’ testato fino a 10.000 aperture/chiusure con precisione.

• il registratore per eccellenza e’ il Dox. Disponibile in 15 colori, anche il metallizzato, ed e’, come l’Eurofile, rivestito in plastica . La tasca e’ molto ampia e quindi più facile cambiare il cartoncino per rinominarlo. Si aprono semplicemente le ali del registratore per far si’ che la taschina diventi morbida e si riesca a sfilare ed infilare il cartoncino interno con rapidità e senza rischiare di rovinarlo. Viene già venduto con il cartoncino fronte e retro per suggerire il riutilizzo almeno per due anni. Brevetto Dox e’ la linguetta per estrazione a scomparsa.
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Molto interessante e’ l’app mydox. Da una ricerca e’ stato evidenziato che in ufficio si perde almeno un’ora e mezza a settimana per cercare documenti persi o che sono stati archiviati nel posto sbagliato. Dox ha pensato di rendere “intelligente” il registratore. Attraverso il qr code presente sul registratore, potrai:

 

• conoscere il contenuto dei tuoi dox senza aprire il registratore

 

• attivare la ricerca sulla app per sapere dove e’ collocato il dox che stai cercando

 

• scoprire anche dove e’ archiviato un documento che non trovi

 

• usufruire della funzione”to do list” e dello scadenzario

Inoltre potrai condividere l’archivio con i colleghi!

Se vuoi maggiori informazioni o hai ancora dei dubbi, contattaci.

Disponibilità e competenza sono i nostri punti di forza!

La redazione di Lope Cda